Umorzenie zaległych składek może nastąpić z dwóch powodów:

• całkowitej nieściągalności (art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.),
• sytuacji rodzinnej i finansowej zobowiązanego (art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dotyczy jedynie osób opłacających składki za siebie).

W razie umorzenia składek umorzeniu podlegają także należne od nich odsetki za zwłokę, koszty upomnienia i dodatkowa opłata.

Całkowita nieściągalność zachodzi, gdy:

• dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie brak jest następców prawnych oraz nie ma możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie,
• sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w art. 13 i art. 361 pkt 1 prawa upadłościowego i naprawczego,
• nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności, małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej,
• nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym,
• wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,
• naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję,
• jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Wymienione w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych przesłanki całkowitej nieściągalności mają charakter wyczerpujący. Całkowita nieściągalność w rozumieniu tej ustawy zachodzi więc jedynie, gdy występuje co najmniej jedna z tych przesłanek. Ponadto musi mieć ona trwały charakter. W przypadku przejściowych trudności w regulowaniu zadłużenia nie można mówić o całkowitej nieściągalności, ale o chwilowej niemożności regulowania zaległych zobowiązań.

Z powodu całkowitej nieściągalności umorzeniu podlegają składki w części finansowanej przez płatnika, czyli:

• 1/2 składki emerytalnej,
• 1/2 składki rentowej,
• składka wypadkowa,
• składki na ubezpieczenie społeczne za okres do 31 grudnia 1998 r. w całości.

Natomiast składki finansowane przez ubezpieczonych nie podlegają umorzeniu (art. 30 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Składki w części finansowanej przez ubezpieczonych są bowiem potrącane z ich wynagrodzenia oraz ich część musi zostać przekazana do otwartego funduszu emerytalnego.

Ze względu na sytuację majątkową i rodzinną mogą zostać umorzone jedynie składki opłacane na własne ubezpieczenie przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą (art. 28 ust. 3a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

W przypadku takich osób nie występuje podział składki na część finansowaną przez ubezpieczonego i płatnika (chociaż w deklaracjach rozliczeniowych wykazywane są w ten sposób). Dlatego też umorzeniu podlega pełna kwota zaległych składek, tj.:

• składka na ubezpieczenie emerytalne,
• składka na ubezpieczenie rentowe,
• składka na ubezpieczenie wypadkowe,
• składka na Fundusz Pracy,
• składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
• składki na ubezpieczenie społeczne za okres do 31 grudnia 1998 r. w całości.

Natomiast umorzeniu nie podlegają składki na ubezpieczenie chorobowe, ponieważ w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i nieopłacenie składek powoduje jego ustanie.

ZUS może umorzyć należności z tytułu składek, jeżeli zobowiązany wykaże, że ze względu na stan majątkowy i sytuację rodzinną nie jest w stanie opłacić tych należności, ponieważ pociągnęłoby to zbyt ciężkie skutki dla zobowiązanego i jego rodziny, w szczególności w przypadku:

• gdy opłacenie należności z tytułu składek pozbawiłoby zobowiązanego i jego rodzinę możliwości zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych,
• poniesienia strat materialnych w wyniku klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia powodujących, że opłacenie należności z tytułu składek mogłoby pozbawić zobowiązanego możliwości dalszego prowadzenia działalności,
• przewlekłej choroby zobowiązanego lub konieczności sprawowania opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny, pozbawiającej zobowiązanego możliwości uzyskiwania dochodu umożliwiającego opłacenie należności.

Jest to katalog otwarty. Natomiast przez pojęcie rodziny należy rozumieć wspólnie zamieszkujące i gospodarujące z zobowiązanym osoby spokrewnione lub niespokrewnione pozostające z zobowiązanym w faktycznym związku.

Umorzenie zaległych składek nie pociąga za sobą negatywnych konsekwencji dla ubezpieczonych. Na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje bowiem składki należne, a nie wpłacone. Oznacza to, że dokonanie umorzeń na koncie płatnika nie ma wpływu na wysokość składek zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego.

Wyjątek to umorzenie składek osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą. W przypadku tych osób umorzenie zaległych składek zmniejszy należne im w przyszłości świadczenia emerytalno-rentowe. Okres, za który umorzono składki, nie jest bowiem wliczany do podstawy wymiaru tych świadczeń.